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大型企業年會策劃酒店選擇、場地布置攻略

大型企業年會策劃酒店選擇、場地布置攻略

 

 

眼看2020年近在眼前了,行政和市場的小伙伴們已經開始準備企業公司年會了吧?年會執行起來一點都不輕松,事多還雜亂,是整個年會過程中最勞神傷腦的一個過程了,需要團隊緊密合作及后勤同事們細心付出,這還不夠。

今天,阿南就給大家梳理一下年會執行過程中的一些細節,同時執行時間順序也是很重要的哦。如果第一步做不好,接下來有很多無用功等著你做呢。同時,阿南還會給大家分享年會活動最重要的兩個環節:年會場地+年會節目,一定要看到最后哦!

首先給大家分享的是:

年會策劃中,都包含那些執行細節

01 預定年會場地

例如預定酒店、聚餐地點、團建地點和年會內容等。

02 將確定好的年會時間地點通知公司全體人員

預定好年會場地之后,接下來就是把地點時間公布給公司全體人員,確定員工出行名單,盡早完成來回車程的訂票,或者找好一些服務商包車也是可以的。

03 員工的出行名單確定酒店入住名單

如果在入住時間內,部門小組有會議的,要提前上報安排會議地點;

在員工簽到之前,房卡要提前分好,主要為了避免因為簽到人數多,導致房卡及簽到臺會搞得很亂;

如果簽到臺有禮物發發放,可以在簽到表中標注好,這樣可以避免誤領、少領、多領的情況發生。

年會的物料要集中放在一起,避免年會工作人員到處找東西找不到。

04年會負責人員要進行禮品采購

采購也是一件繁瑣的事情,既然是年會就少不了獎勵,在禮品上的選擇可以考慮參考下專業的年會顧問組的意見,找一些實用并且有紀念價值意義的禮品。

05 找好與年會相關主題的素材

先把年會的主題確定好,設計的風格要統一,確定要好年會主題需要的相關素材及物料,尺寸和擺放位置也要提前也要確定好。

既然是年會,LED屏幕是少不了的,需要提前測試一下LED屏效果,LED屏幕的質量不一樣,效果不一樣哦!

06做好線上預熱工作

這也是在年度會議上檢測團隊創造力的一部分。

年會通過新媒體渠道通過劇透的形式來緩慢引出年會,以提高員工對年會的期望。

這也是展示公司良好形象的一種方式。

07 白天的會議要組織好

例如分享人員,分享主題,分享每個部門的秩序。這個環節包括邀請外賓,確認出席名單,安排卡片訂購和制作卡,在午餐時間拍一張集體照片。

08白天會議時間安排要適當

年會執行第八步白天的會議是在上午和下午舉行,因為會持續很長時間,除了午餐和休息時間,圓桌BBS可以穿插一些大家感興趣的話題,會議的節奏可根據情況調整。

此外,在當天的會議中,上午和下午將有10-20分鐘的休息時間。

休息期間,你可以準備一些點心,準備一個鐘。

休息之后,你可以通過鈴聲告訴大家繼續進入會議。

09組織好晚宴的節目

包括各部門的背景音樂、節目和主持人的選擇,晚宴的LED屏幕應與白天的會議不同;在正式會議結束和晚宴前休息一小時左右,以便參加表演的同事休息。

參加表演的員工可以利用這休息的間隙來幾次簡單的排練。

此時,其他同事也可以在合影墻前拍照。

為了增加晚宴的樂趣,我們可以采取更多的晚宴創新案例。

10 優秀員工頒獎環節

如果獎勵對象是優秀員工,則需要盡快確定相應的名單,包括定制的獎品,如證書、獎杯等。

為每一位優秀員工準備一份介紹,另一個是讓每個人知道為什么同事會得到獎勵。

此外,其他部門的領導將頒發獎品,尤其是那些合作較多的部門,如銷售主管給技術同事,技術主管給銷售同事,這反映了部門之間的相互認可。

11 抽獎環節是熱情最高的環節一定要策劃好

晚宴的另一個重要部分就是抽獎了。

如何讓抽獎環節更精彩?

除了增加禮品的購買量,還可以使用最傳統的紙質抽獎。

例如,員工號碼,在抽獎前搖動抽獎盒。

之后,抽獎中獎者宣布員工號。

整個過程比電子抽獎更有趣。

晚宴比白天的會議更有趣。

12 涉及客戶、及合作伙伴的年會

如果顧客、合作伙伴的晚宴等嘉賓的邀請,準備邀請函、禮物、會議和晚餐的座位,以及代表們的演講。

13 晚宴的第二天行程安排要提前通知

當天的晚餐通常結束得很晚。

畢竟,這是艱難的一年,每個人都有很多話要說,還有很多酒要喝,如果有第二天的日程安排,通知酒店安排早的服務,以免影響整個計劃的進行。

14 接送車輛要預約好

根據員工的返程安排,預約接送車輛,并分趟分地點發送。

15 要有簡單的活動應急預案

做一些簡單的活動應急預案,至少知道公司哪些同事了解一些基本的急救知識,并能做一些基本的急救措施,酒店附近最近的醫院等等。

16 年會其他細節

在其他年度會議的實施過程中有很多細節。

如果處理得當,它可以給人們留下好印象。

例如,除了在會議前以電子郵件、圖片和H5的形式將日程表發送給同事之外,它還可以打印一份放在在簽到登記處,每天結束時,分別編輯第二天的議程,并通過WeChat群等方式將筆記發送給每個人。

如果餐是自助餐,請事先與酒店確認自助餐可以容納人。

在實施過程中,不可避免地會遇到各種臨時或特殊的要求,由此引起的變化必須更新為相應的表單形式,并與工作組的每個成員同步。

這也是為什么在年度會議策劃階段更詳細的項目準備表的原因。

年會場地選擇有哪些?

接下來阿南給大家分享一下年會的場地選擇,畢竟一個能夠打卡拍照炫耀的年會也算是一個高大上年會的門面。

01 酒店

因為酒店的設備設施可以在最大的程度上滿足大家對年會內容的需求,所以這是80%的公司都會選擇的常規操作。

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當然,常規的操作也可以吸睛的亮點。

比如:主題酒店,想去浪漫的歐洲?清新文藝的亞洲?當然你想去熱火朝天的非洲都可以,只要選擇對合適的主題酒店,這些要求通通都滿足,滿滿的異國風情,每一款都適合自家挑剔的員工。

02 體育館

提到了體育館第一個想到的絕對是阿里的萬人年會了,先不說各種黑科技,馬云爸爸的節目,能在體育館辦一場秩序井然還出圈的年會,忒厲害。

大型企業年會策劃酒店選擇、場地布置攻略

因為是體育館所以對于面積容量、人數的限制能達到最大的飽和限度,但是這對于活動的執行的把控也有更高的要求,現場統籌難度也會加大,當然若是能和阿里一樣厲害,公司年會辦成演唱會那種程度也不是不可能!

03 戶外場地

有些酒店附近的戶外場地還是很適合某些類型公司舉辦年會的。

比如:精品酒店的院子,帶泳池的大house,甚至近幾年還會有公司將年會舉辦在拓展基地,團建+年會一氣呵成,棒棒的。

大型企業年會策劃酒店選擇、場地布置攻略

在戶外搭建一個舞臺,對于酒店那種特定的場所來說相對自由一些,唯一不理想的可能會是因為天氣原因,或者員工的:我只想做個安靜吃喝的美少女/年,我不想動!

除了以上這些,還能有更加創意一點的場地嗎?當然!必須得有!

04 主題樂園

如何在不需要借用老板扮丑的前提下輕松的調動員工對年會的期待?

你還記得,獵豹2017年在迪士尼舉辦的年會嗎?

大型企業年會策劃酒店選擇、場地布置攻略

大型企業年會策劃酒店選擇、場地布置攻略

主題樂園不失為一個好選擇,借助主題樂園的配置,在常規的年會動作之外還有主題樂園各項樂趣的加持,美滋滋呀~

05 游輪

在游輪上舉辦年會,只是為了財大氣粗的告訴員工or外界:“這片大海被我們承包了!我們公司!有錢!”。

當然,阿南說的可不是微商的姐妹們,而是獵豹2016年年會包游輪。

大型企業年會策劃酒店選擇、場地布置攻略

而且讓年會和旅行完美的結合,游輪上軟硬件齊全,省時省心省力還省錢,越來越多的年輕的公司都開始摩拳擦掌準備承包一片海了!

年會場地布置

 

說完了年會場地的選擇,我們再來聊聊常規場地的布置,畢竟游艇和主題樂園嗨就夠了不是?以下內容劃重點,請記小本本。

在這之前我們要明白酒店這類型的場地布置應分為兩塊內容,外場和內場。

01 外場布置

外場布置都包含有酒店外圍、大堂、來賓動線和宴會廳前廳這幾個地方。

外場的布置主要是為了指引到場來賓的行走動線,讓他們提前感受下年會的氛圍,所以一般都會在較為顯眼的地方設置指示牌/背景板/易拉寶。

在宴會廳前廳處可以設置簽到處、合影處、互動處,如果有茶歇也可以設置點心區。

大型企業年會策劃酒店選擇、場地布置攻略

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02內場布置

內場部分就比較簡單好記了,一些舞臺、燈光、音響、餐桌的擺放這些基礎配置就不需要多說了吧,要注意的就是舞美效果必須根據場地的大小和年會節目的需求來安排,還要注意現場安全哦~

還可以根據年會的主題擺放一些鮮花、趣味裝飾,還可以用上泡泡機干冰機喲,最重要的是氛圍~

小伙伴們如果有場地提供方可以聯系阿南給大家做一個整合登記哦,為我們的策劃人提供便利。

年會創意節目

很多小伙伴們都和阿南說過,經??鄲酪谀陼媳硌菔裁垂澞坎拍芗炔皇撘?,又不失搞笑。

畢竟年會表演即是公司任務,也是表現自己的一種方式,其實年會節目創意是舊元素的新組合。

最后,阿南就來給大家聊聊關于年會節目準備上的創意方式。

01 熱門流行節目的改編,是每年年會的必備節目

比如去年很火的《感覺身體被掏空》,還有新東方新編《沙漠駱駝》……

原因很簡單:

熱門舞曲具備高傳播度和低門檻,讓沒什么舞蹈基礎的員工,在短時間內上手,跳個熱鬧,趕趟而實惠,成了最具創意年會節目的不二之選。

02 簡單廉價的道具,清奇的思路,

利用人的視覺錯覺,

可以形成嘆為觀止的舞臺效果

比如表演《小人舞》。

就是幾個人借助道具,表演小人進行跳舞。男生可以買小天鵝服裝的舞臺道具,會比較有趣(萬能的某寶都有道具,別說買不到)。

03你平時關注的各大綜藝節目、

微博熱門視頻,抖音,

都是攫取舞蹈創意的來源

年會表演節目時不妨模仿起來,效果杠杠的。

如果上面的創意還覺得不夠勁爆,就挑些猛料。

比如男生反串表演很火的羅志祥的《朱碧石舞蹈》,很適合一幫兄弟們去表演,效果會很棒!

女生的話,可以跳一些帥氣的舞蹈。

比如社會搖;或者裝扮雪姨等有特色的人物。

如果妹紙們會仿妝就更好了,來個仿妝走秀(小丑女等有特色的人物)

04很多看起來很貴的科技類節目,

其實并不需要很多錢

比如熒光舞,核心是在某寶上買好道具,選一套酷炫音樂和舞蹈動作。

剩下的,只需要關燈,讓觀眾在黑暗中震顫。

再比如,大屏互動游戲。

就是在電子大屏幕上掃碼后操作手機完成的樂乎現場互動小游戲。

所以那些你以為很貴的年會節目道具,其實真的不貴!

05開場視頻是主題最重要的SHOW TIME

當燈光暗下,黑暗中所有人的注意力落在大屏幕上,情緒線被輕易撩撥。

視頻主題通常和公司業務、企業年會主題相關,你可以盤點去年數據、取得的成績,或者把業務層面發生過的暖心故事拍攝出來。

相對于枯燥的領導講話,一個內容豐富、剪輯有力的開場視頻,會最大程度調動觀眾的參與感。

另外一個經典的做法是,做員工采訪合集。

內容可搞笑,可嚴肅,但都要和公司的業務和企業年會主題相關。

剪輯方式要有基本的策略,比如把大家對于同一問題的回答放在一起,顯得節奏感強,有力道。

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