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大型企業年會策劃及執行流程案例

大型企業年會策劃及執行流程案例

 

 

年會整體構思

一.總結交流模塊

1.接待及啟動儀式:打造"家"文化,營造溫馨、祥和氛圍;年會啟動儀式具有現代感,緊扣年會主題。

2.開場:力求新穎、大氣,以視覺、聽覺感受吸引全場眼球,表現形式為雄渾音樂、開場影片。

3.總裁工作報告:內容豐滿而精煉,PPT表現形式多樣化。

4.六星"特種隊":彰顯團結奮進的精神風貌,傳遞正能量,以高度一致的肢體動作,充滿力量的語言給人信心、催人上進。

5.六星落地經驗介紹:以切身事例和豐碩成果,展現六星級心態給我們帶來的巨大變化,號召全集團宣傳、推廣、堅持并持續做到極致,現場PPT、音樂、燈光營造靜謐、溫馨氛圍,讓全場所有人感同身受。

6.感恩環節:以"感動****2020"為題征集全公司范圍內感人事件,根據時間安排選取1-2個事例,提煉成書面材料,以多媒體形式予以展現,主持人現場渲染,營造淚點。

二.表彰頒獎模塊

1.整體風格轉向喜慶、熱情洋溢、詼諧幽默。

2.具體表現形式:詼諧、搞笑、時尚的表彰片頭,創新的表彰獎項片花,帶領全體人員進入放松狀態,期待大獎揭曉,以燈光配合視頻的模式吸引注意力,實現前后模塊的風格過渡。

3.燈光、音響:表彰環節的場景轉換多,燈光、音響至關重要,每個細小環節都逐一落實、反復演練、專人負責,多媒體部分要求制作工具包,一目了然,方便操作。

4.各獎項頒獎模式:各單項獎以視頻方式揭曉,揭曉完畢再請上獲獎者上臺、頒獎嘉賓上臺,頒獎現場以KT板形式呈現,榮譽證書及獎金獎品會后領取,目的是做到舞臺畫面感覺好,易于標準化,同時也節約成本和時間。

5.每個獎項視頻播放完畢,大屏幕定格為該獎項的圖片和名稱。

6.部分獎項用創意形式出場和頒發,音樂及燈光表現須多次演練。

7.各獎項的頒獎用品、道具、鮮花及上臺路線由專人負責組織安排。

8.所有視頻、音樂事先進行試播,檢查格式是否能正常播放。

三.文藝匯演及有獎競猜模塊

1.整體要求:積極向上,表現形式多樣化,以集體節目為主。

2.節目提前篩選,節目以公司內部人員參演為主,追求創意和亮點,反復彩排,保證效果。

3.各節目音樂及視頻需提前試播,檢查與會場設備是否兼容,是否能正常播放。

4.燈光、音響:舞臺燈光音響由公司派專人配合活動公司人員操作。

5.舞臺背景:租賃專業設備營造舞臺背景,提前溝通、選取素材、排練。

6.LED電子屏顯示內容:預備不同色調、不同內容的主題幻燈片,根據節目風格更換背景,事先做好配套演練,現場操作人員諳熟于心。

7.各項服裝、道具、素材至少提前一周準備到位。

8.有獎競猜環節:部分內容從年會現場內容中提煉,以促進所有人集中開年會的注意力,部分內容采用趣味性較強的形式表現。

四.攝影攝像

1.同步:現場攝像與播放同步(前后四個PPT投影幕)

2.雙向:前后排距離較長,可分前場、后場適時同步播放

3.制碟:現場錄制后,要求攝像單位制成光碟

4.攝影要求:高清、有搖臂功能,保證清晰度及拍攝畫面專業程度。

五.主持人

1.四位主持人串詞預先反復演練,要求大膽、放得開。

2.把需要主持人潤色或煽情的環節重點做準備,提前告知要求,共同創意,配合音效、燈光和語言、圖片或視頻,促成效果達成。

3.所有話筒提前檢查,保證電池電量充沛及話筒音質效果最佳

4.主持人串詞制作成卡片,以防遺忘冷場。

各環節實施方案

一. 年會會前準備工作

1.會務工作 以下會務工作2月5日18:00以前全部布置到位:

1)大門口拱門及地毯鋪設、笑臉墻及主迎賓墻鋪設到位,走道清理暢通、領導休息區準備;

2)酒店一樓大堂、電梯及樓梯口導向指示牌、公司主要領導席位牌、桌椅分區布置;

3)會議流程安排卡片(背面附開會及團年飯座位示意圖及會議、團年飯座位號),各產業單位派一人舉牌引導所在單位員工就坐,總部由專人落實,讓來賓以最快速度按秩序就座;

4)團年飯名單卡片準備;

5)每座小旗幟(不同分公司旗幟準備不同顏色)及礦泉水擺放整齊;

2.燈光、音響、舞臺布置 (2月5日下午17:00以前完成)

1)燈光桁架及舞臺升高

2)燈光、音響、電子屏、幻燈片等控制操作臺外搬至會場可見區域,并連接試運行正常

3)T型臺(星光大道)鋪設完畢

4)所有視頻、PPT、音樂等多媒體文件素材拷貝、打包命名,存放至便于操作的界面,按順序排列,并進行試播。

5)控制臺人員分工及座位落實,年會實施燈光、音響、音樂、視頻、PPT實施方案書面操作指南人手一份(注明各環節的相應多媒體配合節點)。

6)啟動儀式激光設備準備到位。

3.車輛安排 1月30日前落實車輛安排(包括可能發生的車輛租賃)

各公司安排乘坐班車人員名單匯總報總部辦公室(1月25日前完成),自由前往務必2月6日上午8:00點前到達酒店。

4.紀念品及分色圍巾發放

1.酒店一樓大堂設臨時接待區,各公司辦公室派1人到場,分別負責本公司發光笑臉發放及圍巾發放,事先拆開包裝以防包裝紙隨意丟棄。

2.紀念品安排:因當天人數眾多,會場場地空間有限,提前分發到各公司。

二.年會流程實施方案

▼ 第一模塊:總結交流模塊

(7:50——8:20)候場期間的安排(?)

1.開場前主持人熱場:(8:20-8:25)

宣布會場紀律、年會流程、注意事項(提前備好文稿)、提前演練愛的鼓勵、列隊人員點亮蠟燭,點亮星光大道。

2.開 場(8:30—8:45,共15分鐘)

1)啟動儀式(8:30-8:33,共3分鐘)

全場燈光熄滅,音樂響起(氣勢恢宏型),主持人(畫外音)宣布年會正式啟動,歡迎領導入場,工作人員打開大門,領導入場(追光燈跟隨),全體人員配合,掌聲標準:三次愛的鼓勵,隨后領導伴隨音樂走上臺,手持激光筆,在工作人員引導下,完成"匯聚正能量,再創新輝煌"的啟動儀式,激光點亮,全場燈光開啟。

(音樂停)主持人畫外音請各位領導臺下就座。

2)開場片頭(8:34—8:44,共10分鐘)

領導落座后全場燈光關閉,主持人畫外音:宣布集團公司最新打造賀歲片《XX》首映。

3.董事長致辭 (8:45-8:48,共3分鐘)

開場片播放完畢(全場燈光隨機亮起),主持人依次登場,串詞后,有請董事長為年會致辭,致辭后,主持人串詞,承上啟下,請出總裁工作報告(投影機事先啟動、文稿等準備就緒)。

4.總裁工作報告 (8:49-9:15,共25分鐘)

主持人宣布由XXX做工作報告(愛的鼓勵三次),舞臺燈照亮(柔和)、電子屏顯示"2020年度*****集團總裁工作報告"。

總裁工作報告完畢,主持人串詞(簡短提煉總裁報告重點,并簡要展望2013年的新希望),宣布下一環節內容:六星特種隊訓練營。。。。。

5.總部六星訓練營 (9:15-9:25 ,共10分鐘)

(舞臺燈光亮度加強,全場燈光亮起)特訓隊帶領全體人員進行魅力舞蹈表演、做三大作風等訓練,并帶領全場人員溫習六星級訓練內容(因場地局限,以小活動量作設計)。

6.六星落地委員會主席介紹六星落地成功經驗 (9:25-9:45,共20分鐘)

(酒店燈光熄滅,舞臺燈光點亮(溫馨),主電子屏循環播放六星落地相關資料及圖片。

7.感恩環節,家人分享 (9:45-10:00,共15分鐘)

LED電子屏配合背景材料,主持人講述事跡,渲染氣氛,音樂配合(溫情),制造淚點。

▼ 第二模塊:表彰與頒獎

一.開場片 (10:00-10:08,共8分鐘)

(主持人串詞,燈光全部關閉),播放第二環節開場片,將現場氣氛過渡為歡樂喜慶、輕松幽默。

二.各獎項揭曉 (10:10-11:00,共50分鐘)

1.相關準備工作及主持人串詞 (10:08—10:10,共兩分鐘)

2.獎項詮釋與獲獎名單揭曉

此環節全部按如下流程進行:(燈光點亮)主持人串詞,宣布要頒發獎項(請看大屏幕)。視頻先詮釋各獎項所倡導的核心含義,后以圖片或視頻方式展現獲獎人員畫面,揭曉獲獎名單,播放完畢后,大屏幕定格為該獎項名稱。

【注:視頻內容按各個獎項分別做成單獨的文件,每個視頻的形式為:先詮釋獎項,后闡述推薦理由,以視頻或圖片的模式展示獲獎人員,最后配音揭曉,格式為單位名稱+姓名(或團隊)】

每個單項獎獲獎人員公布完畢(舞臺燈光亮起),主持人請上獲獎人員及頒獎嘉賓。

【目的:集中所有人的注意力到視頻上,減少主持人工作量,增加效率,降低失誤風險?!?/p>

3.所有獎項全部用KT板做成牌子(平面設計要求較高,圖片+獎項名稱+獎勵標準+設計董事長簽名)。

4.主持人事先告知所有獲獎人員上臺標準:小天使事先舉牌(牌子上印刷:你是最棒的!)在中場走道等候,獲獎人員在小天使處依次排隊,由小天使帶領上臺領獎。

5.各獎項準備工作如下(時間10:10-11:00,平均每個獎項5分鐘以內,共50分鐘)

6.總結表彰全部結束,請董事長發言 (11:00-11:05 共5分鐘)

7.中場休息 (11:05-11:10,共5分鐘)

▼ 第三模塊:文藝匯演(11:10-12:10,60分鐘)

節目單及籌劃案

▼ 團年飯(12:40-14:00,共80分鐘)

(低調的奢華圖片+音樂+抽獎環節:各分子公司所有參加集團年會的人員的名單提前拿到)


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